Si estás pensando en un cambio de oficina o vas a abrir tu nueva sede, deberás de tener en cuenta varias fases que serán necesarias antes de que puedas proceder con la correcta implantación. ¿Quieres saber cuáles son? ¡Sigue leyendo!
En primer lugar, y muy importante, deberás de analizar las necesidades reales de tu empresa. Para ello es recomendable:
Hacer un listado de los distintos departamentos, despachos, dependencias y zonas comunes que creas se van a necesitar, asignándoles una superficie ideal a cada una de ellas. Es importante tener en cuenta que, según la normativa vigente, la superficie debe tener un mínimo de 10 m² por persona, dentro de los cuales va incluida la parte proporcional de salas de reunión, despachos, archivo, etc.
Hacer una previsión de las necesidades reales que se puedan tener a corto y medio plazo. Como por ejemplo, ¿se prevé abrir un nuevo departamento y la contratación de más personal?
Una vez está listo este análisis, podrás tener una idea bastante precisa de las dimensiones que deberá tener la futura oficina.
Y partir de aquí, ¿cuáles serían los siguientes pasos?
1. Trámites administrativos
Aquí entrarían todos aquellos asuntos administrativos necesarios para la correcta implantación. Como por ejemplo, la licencia de obras (siempre que se vayan a llevar a cabo); la licencia de actividad, dar de alta los suministros básicos como la luz, el agua, el gas, etc.
2. Diseño de la oficina
Esta es otra de las fases más importantes, ya que una vez esté confirmada la distribución de los espacios, llega el momento de escoger y pensar en el mobiliario.
Su distribución y colocación variará según las necesidades de cada oficina y pueden contener diferentes elementos según cada espacio. Cabinas de teléfono o buz son algunos de ellos.
En esta fase es adecuado contar con un despacho de arquitectos o diseño de interiores para que lleven a cabo el proyecto. En Absolute Properties contamos con este servicio, y hemos ayudado a marcas como Heycar en la implantación de una de sus oficinas en Barcelona.
Aquí también se deberá determinar el estilo que se aplicará al espacio, teniendo en cuenta el sector o actividad al que se dedique la empresa. Se puede definir desde un estilo más moderno a uno tradicional, minimalista, etc.
3. El acondicionamiento del espacio
Otro de los puntos más importantes es adecuar el diseño al bienestar de los trabajadores, por lo que es recomendable potenciar aquellas características que lo favorezcan. A esta fase se le conoce como la fase de acondicionamiento.
Y es que además de aquellos elementos más funcionales como los techos registrables, los suelos técnicos, etc., se deben tomar en cuenta aquellos elementos más intangibles pero igualmente importantes, como:
La iluminación
Además de la luz natural, es importante contar con una buena iluminación interior, adaptada a las diferentes zonas, situaciones y momentos del día. Es decir, una iluminación que se adapte a las diferentes necesidades y espacios a cubrir.
La ergonomía
Porque el mobiliario no debe ser únicamente bonito, sino que debe ser funcional y apostar por la comodidad. Sobre todo si hablamos de las sillas, puesto que son unos elementos que deben adaptarse a nuestro cuerpo y cuidar de nuestra salud postural.
La acústica
Tomar en cuenta la acústica del espacio es clave para ayudar a la concentración y la productividad de los trabajadores. Porque el ruido es uno de los factores contaminantes más habituales en el entorno laboral y no siempre el espacio arquitectónico ayuda a contrarrestarlo. Por eso, acondicionar acústicamente el espacio gracias a las instalaciones y mobiliario, ayudará a reducirlo y trabajar en condiciones óptimas de confort.
La climatización
Aquí aparece el eterno dilema: que la temperatura sea la idónea para tod@s. Algo tan subjetivo como obvio. Por eso, lo ideal será contar con sistemas que permitan regular la temperatura de forma independiente en distintas zonas, favoreciendo la renovación del aire y dando solución a las distintas necesidades y cargas energéticas.
El color
Porque no solo se deben tener en cuenta los colores para la identidad corporativa de la empresa, sino que estos deben aportar un ambiente estimulante en las oficinas. Por ejemplo, es aconsejable huir de colores demasiado chillones y apostar por el predominio de tonos más claros y monocromáticos.
Las zonas comunes
Los espacios de trabajo no deben estar conformados únicamente por despachos y salas de reuniones, sino también por zonas de uso común como el comedor, la cocina, salas de relax o desconexión. Y estos espacios no solo se utilizarán para dicho uso, si no que serán espacios en los que cohesionar relaciones entre compañeros, proveedores y colaboradores, o incluso para trabajar de otra forma.
¡Y con estos pasos, solo será necesario mudaros a vuestras nuevas instalaciones!
¿Quieres que te ayudemos con la implantación o desimplantación de vuestras oficinas? Ponte en contacto con nosotros, ¡estaremos encantados de asesorarte!
