Si estàs pensant en un canvi d’oficina o vols obrir la teva nova seu, hauràs de tenir en compte diverses fases que seran necessàries abans que puguis procedir amb la correcta implantació. Vols saber quines són? Segueix llegint!
En primer lloc, i molt important, hauràs d’analitzar les necessitats reals de la teva empresa. Per dur a terme aquest pas, és recomanable:
Fer un llistat dels diferents departaments, despatxos, dependències i zones comunes que creguis que es necessitaran, assignant-los una superfície ideal a cada una d’elles. És important tenir en compte que, segons la normativa vigent, la superfície ha tenir un mínim de 10 m² per persona, dins els quals va inclosa la part proporcional de sales de reunió, despatxos, arxiu, etc.
Fer una previsió de les necessitats reals que es poden tenir a curt i mig termini. Com per exemple, es preveu obrir un nou departament i la contractació de més personal?
Una vegada hagis enllestit aquesta primera anàlisi, podràs tenir una idea força precisa de les dimensions que haurà de tenir la futura oficina.
I a partir d’aquí, quins serien els següents passos?
1. Tràmits administratius
Aquí entrarien tots aquells assumptes administratius necessaris per a la correcta implantació. Com per exemple, la llicència d’obres (sempre que es duguin a terme); la llicència d’activitat, donar d’alta els subministraments bàsics com la llum, l’aigua, el gas, etc.
2. Disseny de la oficina
Aquesta és una altra de les fases més importants, ja que una vegada està confirmada la distribució dels espais, arriba el moment d‘escollir i pensar en el mobiliari.
La seva distribució i col·locació variarà segons les necessitats de cada oficina i poden contenir diferents elements segons cada espai. Cabines de telèfon o buz, són alguns d’ells.
En aquesta fase és adequat comptar amb un despatx d’arquitectes o disseny d’interiors perquè duguin a terme el projecte. A Absolute Properties comptem amb aquest servei, i hem ajudat a marques com Heycar en la implantació d’una de les seves oficines a Barcelona.
Aquí també s’haurà de determinar l’estil que s’aplicarà a l’espai, tenint en compte el sector o activitat al que es dediqui l’empresa. Es pot definir des d’un estil més modern a un tradicional, minimalista, etc.
3. L’acondicionament de l’espai
Un altre dels punts més importants és adequar el disseny al benestar dels treballadors, per la qual cosa és recomanable potenciar aquelles característiques que l’afavoreixin. A aquesta fase se la coneix com la fase de condicionament.
I és que, a més a més d’aquells elements més funcionals com els sostres enregistrables, els sòls tècnics, etc., s’han de tenir en compte aquells elements més intangibles però igualment importants, com:
La il·luminació
A més a més a de la llum natural, és important comptar amb una bona il·luminació interior, adaptada a les diferents zones, situacions i moments del dia. És a dir, una il·luminació que s’adapti a les diferents necessitats i espais a cobrir.
L’ergonomia
Perquè el mobiliari no ha de ser únicament bonic, sinó que ha de ser funcional i apostar per la comoditat. Sobretot si parlem de les cadires, donat que són uns elements que han d’adaptar-se al nostre cos i tenir cura de la nostra salut postural.
L’acústica
Tenir en compte l’acústica de l’espai és clau per ajudar a la concentració i la productivitat dels treballadors. Perquè el soroll és un dels factors contaminants més habituals en l’entorn laboral i no sempre l’espai arquitectònic ajuda a contrarestar-lo. Per això, condicionar acústicament l’espai gràcies a les instal·lacions i mobiliari, ajudarà a reduir-lo i treballar en condicions òptimes de confort.
La climatització
Aquí apareix l’etern dilema: que la temperatura sigui la idònia per a tothom. Quelcom tan subjectiu com obvi. Per això, l’ideal seria comptar amb sistemes que permetin regular la temperatura de forma independent en diferents zones, afavorint la renovació de l’aire i donant solució a les diferents necessitats i càrregues energètiques.
El color
Perquè no només s’han de tenir en compte els colors per a la identitat corporativa de l’empresa, sinó que aquests han d’aportar un ambient estimulant a les oficines. Per exemple, és aconsellable fugir de colors massa cridaners i apostar pel predomini de tons més clars i monocromàtics.
Les zones comunes
Els espais de treball no han d’estar conformats únicament per despatxos i sales de reunions, sinó també per zones d’ús comú com el menjador, la cuina, sales de relaxació o desconnexió. I aquests espais no només s’utilitzaran per a aquest ús, sinó que seran espais en els quals cohesionar relacions entre companys, proveïdors i col·laboradors, o inclòs per treballar d’una altra forma.
I amb aquests passos, només serà necessari mudar-vos a les vostres noves instal·lacions!
Vols que t’ajudem amb la implantació o desimplantació de les vostres oficines? Posa’t en contacte amb nosaltres, estarem encantats d’assessorar-te!
